Gemäß unserer Verpflichtung nach dem Hinweisgeberschutzgesetz (HSchG) haben wir eine digitale interne Meldestelle eingerichtet. Mitarbeitende, Kunden, Geschäftspartner oder sonstige hinweisgebende Personen können hierüber den Verdacht von Verstößen gegen Gesetze sicher und vertraulich melden. Hierdurch sollen Aufdeckung und Prävention wesentlicher Regelverstöße gefördert und erhebliche Risiken und Schäden abgewendet werden.
Die interne Meldestelle wird mit der Hinweisgebersystem-Software AdvoWhistle des Technikdienstleister iComply GmbH, Große Langgasse 1A, 55116 Mainz, Deutschland, betrieben.
Personenbezogene Daten und Informationen, welche in das Hinweisgebersystem eingegeben werden, werden in einer vom Technikdienstleister betriebenen Datenbank in einem ISO/IEC 27001 zertifizierten Rechenzentrum gespeichert. Die Einsichtnahme in die Daten ist nur den ausdrücklich autorisierten Bearbeitenden möglich. Durch Ende-zu-Ende-Verschlüsselung aller Daten, mehrstufigen Passwortschutz, technische und organisatorische Maßnahmen und regelmäßige Zertifizierungen ist gewährleistet, dass Technikdienstleister, der Rechenzentrumsbetreiber und sonstige Dritte keinen Zugang zu den Daten haben.
Datenverarbeitung und Zweck
Die Nutzung von AdvoWhistle erfolgt auf freiwilliger Basis. Bei der Abgabe eines Hinweises erhebt AdvoWhistle folgende personenbezogene Daten und Informationen:
- hinweisgebende Person: Name, Kontaktdaten (optional/freiwillig!)
- von Vorfällen betroffene Personen: Vor- und Nachname, Informationen über Vorfälle und Verdacht auf Gesetzesverletzungen und Regelverstöße
- Zeugen und/oder Dritte, welche im Hinweis genannt werden (z.B. Kunden, Lieferanten, Kollegen oder Geschäftspartner): Vor- und Nachname, Kontaktdaten
Die Verarbeitung der oben genannten Daten dient dem Zweck, die Verpflichtungen nach dem HSchG zu erfüllen sowie die eingehenden Hinweise zu prüfen, zu bearbeiten und Untersuchungen einzuleiten, durchzuführen und soweit erforderlich Abhilfemaßnahmen zu treffen. Im Rahmen der Prüfungen, Untersuchungen und zu treffenden Abhilfemaßnahmen kann es erforderlich sein, Informationen zu einem gemeldeten Vorfall an andere Abteilungen oder zuständige Behörden zu übermitteln. Eingehende Hinweise werden von einem engen Kreis ausdrücklich autorisierter Bearbeitender entgegengenommen und stets vertraulich behandelt.
Rechtsgrundlage
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung von Hinweisen, die in den Anwendungsbereich des Hinweisgeberschutzgesetzes fallen, ist die rechtliche Verpflichtung gemäß Art. 6 Abs 1 c) DSGVO in Verbindung mit § 10 Hinweisgeberschutzgesetz (HSchG).
Speicherdauer Personenbezogene Daten werden so lange gespeichert, wie es für die Aufklärung und abschließende Beurteilung erforderlich ist oder ein berechtigtes Interesse des Unternehmens besteht oder die Daten von Gesetzes wegen aufbewahrt werden müssen. Danach werden diese Daten entsprechend den gesetzlichen Vorgaben gelöscht. Sollte sich ein Hinweis als unbegründet erweisen, wird der Hinweis mitsamt darin enthaltenen personenbezogenen Daten unverzüglich gelöscht. Weitere Informationen zum Datenschutz sowie Ihre Rechte als betroffene Person finden Sie unter:
https://www.wasserleitungsverband.at/kontakt/datenschutz.html